Online rezervace 24/7 a GDPR: jak správně přijímat rezervace a získávat souhlasy
Online rezervace umožňují zákazníkům objednat se kdykoli — večer, o víkendu i ve chvíli, kdy se věnujete jiným klientům. S každou rezervací získáváte také osobní údaje, proto se vyplatí vše správně nastavit hned od začátku. Tento článek je praktickým přehledem, nikoli právním poradenstvím.
Shromažďujte jen to, co potřebujete
Minimalizace údajů je jednou ze základních zásad GDPR. Pro rezervaci obvykle potřebujete jméno, způsob, jak zákazníka kontaktovat, a podrobnosti o termínu. Další údaje požadujte jen tehdy, když pro to máte jasný důvod, například pokud jde o informace nezbytné pro konkrétní službu.
Oddělte rezervaci od marketingu
Vyřízení rezervace je nezbytné pro poskytnutí vaší služby. Zasílání newsletterů nebo nabídek má jiný účel a vyžaduje samostatný, svobodně udělený souhlas. Políčko pro souhlas s marketingem nikdy předem nezaškrtávejte a zaznamenávejte, kdy a jak byl souhlas udělen, abyste ho mohli později doložit.
Informujte transparentně
Zákazníci by měli vidět, kdo jejich údaje zpracovává, proč a jak dlouho — obvykle v zásadách ochrany osobních údajů, na které vede odkaz z rezervační stránky. Celek doplňují obchodní podmínky a v případě firemních zákazníků také smlouva o zpracování osobních údajů.
Znejte své zpracovatele
Poskytovatel rezervačního systému, služba pro doručování e-mailů nebo AI nástroje, které vaším jménem zpracovávají údaje, jsou zpracovateli. Ujistěte se, že máte uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů a víte, kteří subdodavatelé se na zpracování podílejí a kde se údaje zpracovávají.
Respektujte práva zákazníků
Zákazníci mohou požádat o přístup ke svým údajům, jejich opravu, export nebo smazání a mohou kdykoli odvolat souhlas s marketingem. Váš systém by měl umožňovat snadné vyřízení těchto žádostí bez ručního prohledávání tabulek.
Mějte přístupy pod kontrolou
Členům týmu přidělujte pouze přístupy, které potřebují, chraňte účty silnými hesly a ze sdílených zařízení se odhlašujte. Pravidelně kontrolujte, kdo má přístup k údajům zákazníků.
Jak v tom pomáhá Agent Bookie
Agent Bookie poskytuje právní dokumenty (zásady ochrany osobních údajů, obchodní podmínky, informace o cookies a smlouvu o zpracování osobních údajů), eviduje marketingové souhlasy odděleně od rezervací, nabízí zákazníkům export údajů a umožňuje každé firmě spravovat, které e-maily zákazníci dostávají. Nastavení relace řídí automatické odhlašování na sdílených zařízeních.
Často kladené otázky
Potřebuji souhlas se zpracováním rezervace?
U samotného vyřízení rezervace se zpravidla opíráte o nezbytnost poskytnout službu, kterou si zákazník vyžádal. Marketing vyžaduje samostatný souhlas. Pokud si nejste jistí, obraťte se na odborníka na ochranu osobních údajů.
Mohou se zákazníci objednat bez souhlasu s marketingem?
Ano, a měli by mít tuto možnost. Souhlas s marketingem musí být dobrovolný a oddělený od rezervace.
Jde o právní poradenství?
Ne. Tento článek je obecným přehledem; svou konkrétní situaci konzultujte s právníkem nebo odborníkem na ochranu osobních údajů.
