Online-Buchungen rund um die Uhr und DSGVO: Buchungen und Einwilligungen richtig erfassen
Mit einer Online-Buchung können Kunden jederzeit Termine vereinbaren – abends, am Wochenende oder während Sie andere Kunden betreuen. Mit jeder Buchung erhalten Sie auch personenbezogene Daten. Deshalb lohnt es sich, von Anfang an alles richtig einzurichten. Dieser Artikel bietet einen praktischen Überblick, keine Rechtsberatung.
Erheben Sie nur die Daten, die Sie benötigen
Datenminimierung ist ein zentraler Grundsatz der DSGVO (GDPR). Für eine Buchung benötigen Sie in der Regel einen Namen, eine Kontaktmöglichkeit und die Termindaten. Weitere Angaben sollten Sie nur abfragen, wenn es dafür einen klaren Grund gibt, etwa Informationen, die für eine bestimmte Leistung erforderlich sind.
Trennen Sie Buchung und Marketing
Die Bearbeitung einer Buchung ist notwendig, um Ihre Leistung zu erbringen. Der Versand von Newslettern oder Angeboten dient einem anderen Zweck und erfordert eine gesonderte, freiwillige Einwilligung. Marketing-Kontrollkästchen dürfen niemals vorausgewählt sein. Halten Sie fest, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde, damit Sie dies später nachweisen können.
Sorgen Sie für Transparenz
Kunden sollten erfahren, wer ihre Daten verarbeitet, warum und wie lange – üblicherweise in einer Datenschutzerklärung, die von der Buchungsseite aus verlinkt ist. Nutzungsbedingungen und bei Geschäftskunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag vervollständigen die Unterlagen.
Kennen Sie Ihre Auftragsverarbeiter
Der Anbieter Ihres Buchungssystems, Ihr E-Mail-Versanddienst oder KI-Tools, die Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, sind Auftragsverarbeiter. Stellen Sie sicher, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und Sie wissen, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wo die Daten verarbeitet werden.
Achten Sie die Rechte Ihrer Kunden
Kunden können Auskunft über ihre Daten sowie deren Berichtigung, Export oder Löschung verlangen. Ihre Marketingeinwilligung können sie jederzeit widerrufen. Ihr System sollte es Ihnen leicht machen, diese Anfragen zu erfüllen, ohne mühsam Tabellen durchsuchen zu müssen.
Behalten Sie die Zugriffsrechte im Blick
Geben Sie Teammitgliedern nur die Zugriffsrechte, die sie benötigen, schützen Sie Konten mit starken Passwörtern und melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten ab. Prüfen Sie regelmäßig, wer Zugriff auf Kundendaten hat.
So unterstützt Agent Bookie Sie dabei
Agent Bookie stellt rechtliche Dokumente bereit – Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen, Cookie-Dokumentation und Auftragsverarbeitungsvertrag –, erfasst Marketingeinwilligungen getrennt von Buchungen, bietet Kunden einen Datenexport und lässt jedes Unternehmen festlegen, welche E-Mails seine Kunden erhalten. Über die Sitzungseinstellungen lässt sich die automatische Abmeldung auf gemeinsam genutzten Geräten steuern.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich eine Einwilligung, um eine Buchung zu bearbeiten?
Für die Bearbeitung der Buchung selbst stützen Sie sich in der Regel auf die Notwendigkeit, die vom Kunden angefragte Leistung zu erbringen. Marketing erfordert eine gesonderte Einwilligung. Fragen Sie im Zweifel eine Datenschutzfachperson.
Können Kunden ohne Marketingeinwilligung buchen?
Ja, und das sollte auch möglich sein. Die Marketingeinwilligung muss freiwillig und von der Buchung getrennt sein.
Ist das eine Rechtsberatung?
Nein. Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick. Wenden Sie sich für Ihre konkrete Situation an eine Rechts- oder Datenschutzfachperson.
