Prenotazioni online 24 ore su 24 e GDPR: raccogliere prenotazioni e consensi correttamente
Le prenotazioni online consentono ai clienti di prenotare in qualsiasi momento: la sera, nel fine settimana, mentre Lei è impegnato con altri clienti. Con ogni prenotazione riceve anche dati personali, quindi conviene impostare tutto correttamente fin dall’inizio. Questo articolo offre una panoramica pratica, non una consulenza legale.
Raccolga solo ciò che serve
La minimizzazione dei dati è un principio fondamentale del GDPR. Per una prenotazione servono di solito un nome, un recapito e i dettagli dell’appuntamento. Chieda altri dati solo quando esiste un motivo chiaro, ad esempio se si tratta di informazioni necessarie per un servizio specifico.
Separi la prenotazione dal marketing
Gestire una prenotazione è necessario per fornire il Suo servizio. Inviare newsletter o offerte è una finalità diversa e richiede un consenso separato, espresso liberamente. Non preselezioni mai la casella del consenso al marketing e registri quando e come è stato prestato, così da poterlo dimostrare in seguito.
Sia trasparente
I clienti devono poter sapere chi tratta i loro dati, perché e per quanto tempo, di solito tramite un’informativa sulla privacy accessibile dalla pagina di prenotazione. Le condizioni di servizio e, per i clienti aziendali, un accordo sul trattamento dei dati completano il quadro.
Conosca i responsabili del trattamento
Il fornitore del sistema di prenotazione, il servizio di invio delle email o gli strumenti IA che trattano dati per Suo conto sono responsabili del trattamento. Si assicuri che esista un accordo sul trattamento dei dati e di sapere quali subfornitori sono coinvolti e dove vengono trattati i dati.
Rispetti i diritti dei clienti
I clienti possono chiedere di accedere ai propri dati, correggerli, esportarli o eliminarli e possono revocare in qualsiasi momento il consenso al marketing. Il Suo sistema dovrebbe rendere semplice soddisfare queste richieste, senza dover cercare manualmente tra i fogli di calcolo.
Tenga sotto controllo gli accessi
Conceda ai membri del team solo gli accessi necessari, protegga gli account con password robuste e si disconnetta dai dispositivi condivisi. Verifichi regolarmente chi ha accesso ai dati dei clienti.
Come La supporta Agent Bookie
Agent Bookie mette a disposizione documenti legali, tra cui informativa sulla privacy, condizioni, informativa sui cookie e accordo sul trattamento dei dati, registra i consensi al marketing separatamente dalle prenotazioni, offre ai clienti la possibilità di esportare i dati e consente a ogni azienda di gestire quali email ricevono i clienti. Le impostazioni della sessione regolano la disconnessione automatica sui dispositivi condivisi.
Domande frequenti
Serve il consenso per gestire una prenotazione?
Per gestire la prenotazione in sé, in genere la base è la necessità di fornire il servizio richiesto dal cliente. Per il marketing serve un consenso separato. In caso di dubbi, si rivolga a un professionista della protezione dei dati.
I clienti possono prenotare senza acconsentire al marketing?
Sì, e devono poterlo fare. Il consenso al marketing deve essere facoltativo e separato dalla prenotazione.
Questo articolo è una consulenza legale?
No. Questo articolo offre una panoramica generale; per la Sua situazione specifica, consulti un professionista legale o della protezione dei dati.
