Marcações online 24/7 e RGPD: como recolher marcações e consentimentos corretamente

As marcações online permitem aos clientes marcar a qualquer hora — à noite, ao fim de semana ou enquanto está a atender outros clientes. Com cada marcação, recebe também dados pessoais, pelo que vale a pena configurar tudo corretamente desde o início. Este artigo é uma síntese prática, não um aconselhamento jurídico.

Recolha apenas o necessário

A minimização dos dados é um princípio fundamental do RGPD. Para uma marcação, precisa normalmente de um nome, de uma forma de contactar o cliente e dos detalhes do atendimento. Peça outros dados apenas quando existir um motivo claro, por exemplo, informações necessárias para um serviço específico.

Separe a marcação do marketing

Gerir uma marcação é necessário para prestar o seu serviço. Enviar newsletters ou ofertas tem uma finalidade diferente e exige um consentimento separado e dado livremente. Nunca deixe uma caixa de consentimento para marketing previamente selecionada e registe quando e como o consentimento foi dado, para o poder comprovar mais tarde.

Seja transparente

Os clientes devem poder saber quem trata os seus dados, porquê e durante quanto tempo — normalmente através de uma política de privacidade acessível a partir da página de marcações. Os termos de serviço e, para clientes empresariais, um acordo de tratamento de dados completam a informação.

Conheça os seus subcontratantes

O fornecedor do sistema de marcações, o serviço de envio de emails ou as ferramentas de IA que tratam dados por sua conta são subcontratantes. Certifique-se de que existe um acordo de tratamento de dados e de que sabe que outros subcontratantes estão envolvidos e onde são tratados os dados.

Respeite os direitos dos clientes

Os clientes podem pedir para aceder aos seus dados, retificá-los, exportá-los ou apagá-los, e podem retirar o consentimento para marketing a qualquer momento. O seu sistema deve facilitar a resposta a estes pedidos, sem obrigar a procurar manualmente em folhas de cálculo.

Mantenha o acesso sob controlo

Dê aos membros da equipa apenas os acessos de que precisam, proteja as contas com palavras-passe fortes e termine a sessão nos dispositivos partilhados. Reveja regularmente quem tem acesso aos dados dos clientes.

Como o Agent Bookie apoia estas práticas

O Agent Bookie disponibiliza documentos jurídicos (política de privacidade, termos, cookies e acordo de tratamento de dados), regista os consentimentos de marketing separadamente das marcações, permite aos clientes exportar os seus dados e deixa cada empresa gerir os emails que os clientes recebem. As definições de sessão controlam o encerramento automático da sessão nos dispositivos partilhados.

Perguntas frequentes

Preciso de consentimento para tratar uma marcação?

Para gerir a marcação em si, a base é geralmente a necessidade de prestar o serviço solicitado pelo cliente. O marketing exige um consentimento separado. Em caso de dúvida, consulte um profissional de proteção de dados.

Os clientes podem marcar sem aceitar receber marketing?

Sim, e devem poder fazê-lo. O consentimento para marketing tem de ser opcional e separado da marcação.

Este artigo constitui aconselhamento jurídico?

Não. Este artigo apresenta uma síntese geral; para a sua situação concreta, consulte um profissional da área jurídica ou da proteção de dados.