Terminausfälle reduzieren: mit Erinnerungen, Bestätigungen und einer Warteliste
Wenn ein Kunde nicht erscheint, verlieren Sie den Termin, die Vorbereitungszeit und oft auch einen anderen Kunden, der diese Zeit gerne gebucht hätte. Die gute Nachricht: Hinter den meisten Terminausfällen steckt keine böse Absicht. Häufig wurde der Termin vergessen oder die Pläne haben sich geändert. Solche Ausfälle lassen sich verhindern.
Warum Kunden Termine verpassen
Die häufigsten Gründe sind einfach: Die Buchung liegt Wochen zurück, der Termin wurde nicht in den eigenen Kalender eingetragen, die Absage erschien zu umständlich oder dem Kunden war nicht bewusst, welche Folgen sein Fernbleiben hat. Für jeden dieser Gründe gibt es eine passende Lösung.
1. Bestätigen Sie jede Buchung sofort
Senden Sie direkt nach der Buchung eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Standort und einer Kalendereinladung, die der Kunde mit einem Tippen hinzufügen kann. Ein Termin im eigenen Kalender wird deutlich seltener vergessen.
2. Senden Sie automatische Erinnerungen
Eine Erinnerung kurz vor dem Termin ist die wirksamste Einzelmaßnahme. Sie sollte automatisch versendet werden, damit niemand daran denken muss, und die Adresse sowie eine Möglichkeit zum Absagen oder Verschieben enthalten.
3. Machen Sie Absagen einfach
Das klingt zunächst widersprüchlich, doch einfache Absagen reduzieren Terminausfälle. Kann ein Kunde innerhalb weniger Sekunden über einen Link oder ein Kundenportal absagen, wird er das eher tun, als einfach nicht zu erscheinen. So erhalten Sie den Termin rechtzeitig zurück, um ihn neu zu vergeben.
4. Besetzen Sie freie Termine über eine Warteliste neu
Eine Warteliste macht aus Absagen neue Buchungen. Kunden, deren Wunschzeit bereits ausgebucht ist, können sich eintragen. Wird ein Termin frei, können Sie ihn diesen Kunden schnell anbieten.
5. Legen Sie klare, freundliche Regeln fest
Formulieren Sie Ihre Stornierungsbedingungen in einfachen Worten und zeigen Sie diese während der Buchung an. Kunden respektieren Regeln, die sie im Voraus kennen. Bleiben Sie dabei freundlich – das Ziel ist ein voller Kalender, nicht das Verhängen von Strafen.
6. Lernen Sie aus Ihren Daten
Prüfen Sie, bei welchen Leistungen, an welchen Tagen oder zu welchen Uhrzeiten die meisten Termine ausfallen. Den Zeitpunkt der Erinnerungen oder die Öffnungszeiten gezielt anzupassen, hilft oft mehr als eine allgemeine Regel.
So hilft Agent Bookie
Agent Bookie versendet Buchungsbestätigungen mit Kalendereinladung und automatische Erinnerungen, lässt Kunden ihre Buchungen über ein Kundenportal verwalten, benachrichtigt sie, wenn Mitarbeitende einen Termin verschieben, und unterstützt eine Warteliste. Berichte zeigen Ihnen, wie sich Buchungen und Absagen im Laufe der Zeit entwickeln.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte eine Erinnerung verschickt werden?
Üblicherweise am Tag vor dem Termin. Der beste Zeitpunkt hängt von Ihren Leistungen ab – testen Sie, was für Ihre Kunden funktioniert.
Führt eine einfache Absagemöglichkeit nicht zu mehr Absagen?
Kunden, die nicht kommen können, werden so oder so nicht erscheinen. Eine einfache Absagemöglichkeit sorgt lediglich dafür, dass Sie rechtzeitig Bescheid wissen und den Termin neu vergeben können.
Wozu dient eine Warteliste?
Sie gibt Kunden die Chance auf einen bereits ausgebuchten Termin, wenn jemand absagt, und hilft Ihnen, Ihren Kalender gefüllt zu halten.
