Como reduzir as faltas às marcações: lembretes, confirmações e lista de espera

Um cliente que não comparece custa-lhe o horário, a preparação e, muitas vezes, outro cliente que teria aproveitado essa vaga de bom grado. A boa notícia: a maioria das faltas não resulta de má intenção, mas de marcações esquecidas ou de mudanças de planos. Isso significa que podem ser evitadas.

Porque faltam os clientes às marcações

As razões mais comuns são simples: a marcação foi feita há semanas, o horário não foi adicionado à agenda pessoal, cancelar parecia complicado ou o cliente não achou que fosse importante. Para cada motivo, existe uma solução.

1. Confirme imediatamente todas as marcações

Envie uma confirmação logo após a marcação, com a data, a hora, o local e um convite de calendário que o cliente possa adicionar com um toque. É muito mais difícil esquecer uma marcação que consta da própria agenda do cliente.

2. Envie lembretes automáticos

Enviar um lembrete pouco antes do atendimento é a medida mais eficaz. O envio deve ser automático, para nunca depender de alguém se lembrar de o fazer, e o lembrete deve incluir a morada e uma forma de cancelar ou reagendar.

3. Facilite o cancelamento

Pode parecer contraditório, mas facilitar o cancelamento reduz as faltas. Se um cliente conseguir cancelar em poucos segundos através de uma ligação ou de um portal de cliente, fará isso em vez de simplesmente não aparecer — e recupera o horário a tempo de o preencher.

4. Preencha os horários libertados com uma lista de espera

Uma lista de espera transforma cancelamentos em novas marcações. Os clientes que pretendiam um horário sem vagas podem inscrever-se e, quando surgir uma vaga, pode oferecê-la rapidamente.

5. Defina regras claras e cordiais

Redija a sua política de cancelamento em linguagem simples e apresente-a durante a marcação. Os clientes respeitam regras que conhecem antecipadamente. Mantenha um tom cordial — o objetivo é ter uma agenda preenchida, não aplicar penalizações.

6. Aprenda com os seus dados

Analise os serviços, dias ou horários com mais faltas. Ajustar o momento de envio dos lembretes ou os horários de funcionamento nesses casos ajuda muitas vezes mais do que qualquer regra geral.

Como ajuda o Agent Bookie

O Agent Bookie envia confirmações de marcação com um convite de calendário e lembretes automáticos, permite aos clientes gerir as suas marcações através de um portal de cliente, notifica-os quando um membro da equipa altera uma marcação e disponibiliza uma lista de espera. Os relatórios mostram a evolução das marcações e dos cancelamentos ao longo do tempo.

Perguntas frequentes

Quando deve ser enviado um lembrete?

Normalmente, no dia anterior ao atendimento. O momento ideal depende dos seus serviços — teste o que funciona com os seus clientes.

Facilitar o cancelamento não vai levar a mais cancelamentos?

Os clientes que não podem comparecer não virão de qualquer forma. Facilitar o cancelamento permite apenas saber disso com antecedência suficiente para preencher o horário.

Para que serve uma lista de espera?

Dá aos clientes a possibilidade de conseguir um horário sem vagas caso alguém cancele e ajuda a manter a agenda preenchida.